Kohandatav äritarkvara: objektid, väljad ja õigused
Mis on kohandatav äritarkvara?
Kohandatav äritarkvara võimaldab ettevõttel kirjeldada oma andmed ja töövood konfiguratsioonina: milliseid kirjeid hoitakse, millised väljad neil on, kuidas need omavahel seostuvad, kes neid näeb ning millised tegevused eri sündmuste järel käivituvad.
See erineb kahest äärmusest:
- jäik valmistarkvara, kus ettevõte peab oma protsessi sobitama etteantud ekraanidega;
- nullist arendatud tarkvara, kus iga uus objekt, väli või tegevus muutub arendus- ja hooldusülesandeks.
Konfigureeritav platvorm kasutab valmis andme-, õiguste-, kasutajaliidese- ja automaatikakihti, kuid võimaldab nende abil kujundada ettevõtte enda töökorralduse.
Objektid on ettevõtte nimisõnad
Objekt kirjeldab üht liiki ärikirjet. CRM-is on tavapärased objektid ettevõte, kontakt ja tehing. Teises protsessis võivad need olla:
- seade;
- leping;
- teenindusjuhtum;
- ülevaatus;
- objekt või asukoht;
- partneri esitatud taotlus;
- projekt või tööetapp.
Objekti loomine ei tähenda lihtsalt uue tabeli lisamist. Tuleb määrata, kuidas kasutaja kirjeid loeb, loob, muudab, otsib, seostab ja arhiveerib.
Väljad annavad objektile tähenduse
Väli võib olla tekst, number, kuupäev, valik, märkeruut, kasutaja, fail või viide teisele objektile. Hea andmemudel kasutab sobivat tüüpi, mitte ei salvesta kõike vabatekstina.
Näiteks „teenindusjuhtumi staatus” võiks olla kontrollitud valik, „vastutaja” kasutajaviide ja „seade” viide seadmeobjektile. Nii saab süsteem valideerida sisestust, filtreerida kirjeid ja käivitada usaldusväärseid reegleid.
Seosed muudavad nimekirjad süsteemiks
Äritarkvara muutub kasulikuks siis, kui objektid ei ole lihtsalt eraldi tabelid. Kontakt võib olla seotud mitme ettevõttega, tehing toodete ja kontaktrollidega ning teenindusjuhtum konkreetse seadme ja lepinguga.
Seose modelleerimisel tuleb küsida:
- kas ühel kirjel võib olla üks või mitu seotud kirjet;
- kas seosel endal on omad andmed, näiteks roll või kehtivusaeg;
- millise kirje juures kasutaja seost näeb;
- kas kustutamine või arhiveerimine mõjutab teist poolt.
Kui need otsused jäetakse tegemata, koguneb sama info mitmesse vabatekstivälja ning automaatikas pole selge, millist väärtust kasutada.
Ligipääsuõigused peavad vastama kasutaja tööle
Paindlik andmemudel vajab sama paindlikku ligipääsumudelit. NIST-i vähimate õiguste põhimõtte järgi peaks kasutaja või tema nimel töötav protsess saama ainult ülesande täitmiseks vajaliku minimaalse ligipääsu.
Praktikas on vaja eristada:
- objektiõigust – kas kasutaja tohib objekti lugeda, luua, muuta või kustutada;
- kirjeõigust – kas ta näeb enda, tiimi või kogu organisatsiooni kirjeid;
- väljaõigust – kas tundlik väli on nähtav või muudetav;
- tegevuse õigust – kas kasutaja või agent tohib saata e-kirja, käivitada andmete importi või muuta seotud andmeid.
Automaatika paneb andmemudeli tööle
Kui objektid on nimisõnad ja väljad omadused, siis tegevused on tegusõnad:
- loo uus kirje;
- uuenda välja;
- teavita omanikku;
- saada e-kiri;
- loo ülesanne;
- uuenda seotud kirjet;
- saada andmed teise süsteemi;
- käivita õigustega piiratud AI-agent.
Hea automaatika ei sõltu ühest kindlast objektist. Sama „kirje loodud” käivitaja ja „loo seotud kirje” tegevus võiks töötada nii tehingu, teenindusjuhtumi kui ka ettevõtte enda kohandatud objekti puhul.
Millal konfigureerimine muutub ohtlikuks?
Paindlikkus võib luua uue segaduse, kui puuduvad selged reeglid.
Sama mõtte jaoks luuakse mitu välja
„Kliendi tüüp”, „kliendiliik” ja „konto kategooria” võivad hakata kirjeldama sama asja. Enne uue välja loomist tuleb kontrollida olemasolevat mudelit.
Muudatus rikub aruande või automaatika
Välja ümbernimetamine, valiku eemaldamine või seose muutmine võib mõjutada filtreid, importi ja reegleid. Konfiguratsioon vajab muutmisajalugu ja testimist.
Õigused jäävad liiga laiaks
Uus objekt võib tehniliselt töötada, kuid olla nähtav valele rollile. Uue objekti vaikimisi ligipääs tuleb teadlikult seadistada, eriti portaali- ja AI-kasutuse korral.
Platvormi hakatakse kasutama täpselt nagu eritellimustarkvara
Kui iga kliendi erand muutub eraldi koodiharuks, kaob konfigureeritava platvormi eelis. Platvormi põhifunktsioonid peaksid olema korduvkasutatavad, kliendi protsess aga konfiguratsioonina kirjeldatud.
AmplySalesi mudel
AmplySales kasutab ühist kirjemootorit nii standardsete CRM-i objektide kui ka organisatsiooni kohandatud objektide jaoks. Administraator saab määrata välju, valikuid, paigutusi, seotud loendeid, profiile, objektiõigusi ja väljade ligipääsu. Automaatika ja Managed Agent järgivad samu organisatsiooni- ning kasutajaõigusi.
See võimaldab alustada müügi ja CRM-iga ning lisada hiljem ettevõtte tööks vajalikke objekte ilma eraldi rakenduseta. See ei tähenda, et platvorm on kohe valmis lahendus igale valdkonnale. Andmemudel, töövoog ja õigused tuleb ikka teadlikult kavandada.
Kategooriate võrdluseks lugege CRM, äritarkvara või ERP. Automaatika praktilistest piiridest räägib artikkel müügi automatiseerimine.